Enquête satisfaction

les statistiques fournies, avec l'assistance de modules d'intelligence artificielle intégrés, sont consultables en temps réel.

Gestion accueil visiteurs

La borne accueille les visiteurs, leur permet de choisir leur interlocuteur qui est instantanément prévenu de son arrivée.

Gestion de file d’attente

Système multisupport : inscription via QR code (smartphone visiteur) ou sur borne.

Médias interactifs

Diffuser des contenus et les rendre interactifs, un catalogue produit, des tarifs, des vidéos démo, des fiches techniques...

Pilotage à distance

Gestion de flotte et par groupes de terminaux ou bornes.

Un système de gestion d’accueil des visiteurs pour assurer le confort de ses clients

Combien de personnes sont actuellement dans votre bureau ? Combien en avez-vous la veille ? Et en août de l’année précédente ? Vous avez très probablement eu du mal à répondre à cette dernière question, voire à celle d’avant. Et, si vous avez pu y répondre, vous avez probablement dû ressortir le classeur contenant les feuilles d’émargement des visiteurs ou trouver une vieille feuille de calcul Excel sur votre disque partagé et compter manuellement les entrées.

Réfléchissez à ce qui se passe lorsque les visiteurs arrivent dans votre bureau. Qui les accueille ? Une réceptionniste sympathique qui leur parle personnellement pour qu’ils se sentent les bienvenus ? Ou une personne manifestement stressée qui n’a pas bu assez de café parce qu’elle a été enchaînée à son bureau toute la journée ?

Peut-être même que personne n’est présent pour accueillir les visiteurs. Alors, que doivent-ils faire ? Il faut attendre qu’un employé passe par là ou commencer à frapper à des portes au hasard ? Dans de nombreux bâtiments, les halls d’entrée ne sont pas surveillés et les portes ne sont pas verrouillées, ce qui signifie que n’importe qui, à tout moment, peut entrer dans n’importe quel bureau.

Ces scénarios simples se produisent tous les jours dans les bureaux du monde entier. Ils démontrent également l’importance de la gestion des visiteurs. Ils montrent pourquoi vous avez besoin d’un système d’enregistrement numérique, également appelé système de gestion des visiteurs.

Pour en savoir plus sur ce système, nous vous invitons à continuer la lecture de cet article, qui définira cette notion dans un premier temps, et expliquera pourquoi tant d’entreprises l’utilisent aujourd’hui, dans un second temps. 

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs exactement ?

La gestion d’accueil des visiteurs fait référence à tout protocole d’accueil qu’une organisation utilise pour s’assurer que tous les visiteurs sont traités, enregistrés et suivis.

Ce système peut parfois être aussi simple que de noter le nom du visiteur, ses coordonnées et l’objet de sa visite. D’autres fois, il peut inclure des services supplémentaires tels que l’accompagnement du visiteur jusqu’à sa destination, la fourniture d’un badge d’entreprise et la notification de l’hôte.

Le logiciel de gestion des visiteurs basé sur le cloud, également connu sous le nom de réceptionniste numérique, est utilisé dans les lieux de travail modernes. Ces bornes en libre-service assurent une forte sécurité numérique tout en connectant efficacement les visiteurs avec leurs hôtes.

En effet, l’approche de la gestion des visiteurs sera déterminée par le type d’organisation, le niveau de sécurité requis, ainsi que les données et les actifs physiques qui doivent être sauvegardés.

Quelle est l’importance d’un système d’accueil des visiteurs ? 

Les logiciels de gestion des visiteurs automatisent l’ensemble du processus d’accueil, ce qui présente les avantages suivants :

  • Faire une bonne première impression

Avec une borne d’enregistrement des visiteurs adaptable, les invités seront impressionnés par la présentation et l’organisation des employés de l’entreprise, à leur arrivée. 

Faire une bonne première impression sur vos visiteurs est un bon moyen de commencer une relation.

Le fait de laisser une impression durable est essentiel car elle donne le ton de toute l’interaction du visiteur avec votre entreprise. Utilisez ces techniques simples pour laisser une impression durable à vos visiteurs :

  • Pour une solution de gestion manuelle des visiteurs, assurez-vous que les employés de la réception reçoivent une formation à l’accueil des visiteurs, en tenant compte de l’ampleur de la tâche.
  • Prévoyez une salle d’attente et des rafraîchissements tels qu’un journal, de l’eau ou du café.
  • Investissez dans des panneaux et des affiches d’orientation pour faciliter les déplacements.

  • Développer une réputation solide

Un bon logiciel de réception numérique peut inspirer confiance et fiabilité à la fois à l’organisation et au visiteur.

Pour commencer, si le logiciel de gestion des visiteurs permet un examen plus minutieux, le client se sentira plus en sécurité en sachant que l’organisation se préoccupe de la sécurité.

De ce fait, un système de gestion des visiteurs rationalisé aide également les employés à prévoir le trafic des visiteurs. En conséquence, la réputation de la marque de l’entreprise s’améliore.

Le logiciel de gestion des visiteurs d’une entreprise spécialisée dans les technologies de sûreté et de sécurité assure la sécurité de la propriété intellectuelle. Le bon fonctionnement d’une organisation est fortement tributaire de la sécurité et de la sûreté de son environnement.

  • Assurer la sûreté et la sécurité

Un système de gestion des visiteurs garantit le maintien de niveaux de sécurité élevés en permettant aux personnes autorisées d’accéder aux locaux et en rejetant les visiteurs non autorisés. Il donne aux visiteurs l’assurance qu’ils se trouvent sur une propriété sûre et sécurisée.

 

De plus, puisque que vous pouvez identifier les visiteurs et suivre leurs mouvements, le système de gestion des visiteurs prévient également le vol de biens et le vandalisme. 

Dans une borne d’accueil des visiteurs, vous pouvez inclure des fonctionnalités telles que : 

  • Les informations personnelles concernant les visiteurs sont enregistrées dans les dossiers des visiteurs.
  • Badges des visiteurs avec des informations sur leur nom, la personne à laquelle ils rendent visite et la date d’expiration.
  • Escorte des touristes

  • Plus de productivité au bureau

Un système organisé et accueillant vous permet de répondre à tous les invités et d’éviter les perturbations lorsque les visiteurs doivent demander leur chemin à des employés choisis au hasard. Les employés ont ainsi plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches.

Grâce à la borne de gestion des visiteurs, les employés n’ont plus besoin d’effectuer des tâches répétitives et chronophages comme l’accueil des visiteurs.

Chaque employé pouvant se concentrer sur d’autres tâches complexes sans être interrompu, l’organisation atteindra des niveaux de productivité plus élevés qu’une entreprise qui n’utilise pas de solution de gestion des visiteurs.

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