Administration : bénéficiez de tous les avantages d’un logiciel de gestion de file d’attente

Les citoyens se plaignent souvent de la longue file d’attente rencontrée dans les halls d’entrée des administrations publiques et les institutions gouvernementales. Afin de fluidifier leur parcours et optimiser leur accueil dans ces organismes publics, Xifab a pensé à une solution efficace : un logiciel de gestion de file d’attente spécifique. Ce dispositif convient à tous les établissements du secteur public comme la mairie, la préfecture, les centres d’impôts, le consulat…

Pourquoi la gestion de file d’attente est une nécessité ?

L’attente avant d’être reçu par un personnel d’accueil est un problème récurrent dans les bureaux administratifs. Elle constitue, d’ailleurs, une des principales causes d’insatisfaction des visiteurs dans les organismes publics. Ce sont, notamment, la mauvaise gestion de l’affluence, le manque de confort durant l’attente et la mauvaise qualité de l’accueil qui sont les plus pointés du doigt par les citoyens.

Après la qualité du service rendu et la productivité des opérations, la gestion de la file d’attente constitue un élément incontournable dans l’optimisation de l’expérience de l’usager. En effet, plus il y a de files d’attente dans le hall d’accueil d’un établissement, plus les visiteurs s’ennuient et deviennent frustrés.

L’utilisation d’un système de gestion de file d’attente consiste à placer le visiteur dans une file d’attente virtuelle. Ainsi, ils n’auront pas à attendre physiquement pour obtenir le service souhaité. Un tel dispositif offre la possibilité de profiter de nombreux avantages. En effet, il :

• permet de gagner du temps considérable au personnel d’accueil ;
• réduit le temps d’attente physique des citoyens ;
• permet aux visiteurs d’éviter de faire plusieurs fois la queue ;
• améliore l’expérience des visiteurs vu que les ressources de l’organisme public sont optimisées et le personnel plus efficace ;
• permet de délivrer des services d’excellence augmentant, ainsi, la satisfaction des clients.

Logiciel de gestion de file d’attente : comment il fonctionne ?

Le logiciel de gestion de file d’attente dans les bureaux administratifs est la meilleure alternative pour résoudre ce problème. Il donne aux visiteurs des organismes publicsla possibilité de prendre rendez-vous avant d’intégrer l’établissement. Il devient, alors, possible de gérer les flux de manière optimale et de traiter les visiteurs équitablement. La solution de gestion de file d’attente permet aussi d’améliorer l’efficacité du personnel.

Simple et intuitif, cet outil est très fluide d’utilisation aussi bien pour le personnel de l’établissement qui l’opère que pour les visiteurs.

La découverte du service : dès son arrivée dans le hall d’accueil de l’établissement, le citoyen prend connaissance du service de gestion de file d’attente grâce à des affiches dynamiques ou bien à un agent d’accueil à l’entrée.

L’enregistrement dans la file d’attente : le client accède à la file d’attente en scannant un QR code via son Smartphone ou en obtenant un ticket mobile.

L’attente virtuelle : une fois sa place dans la file attribuée, le visiteur n’a plus à attendre physiquement sur place. Une notification lui est envoyée sur son Smartphone lorsque son tour pour accéder au service approche.

Xifab vous fournit des solutions sur-mesure

Xifab est une équipe spécialisée dans la fabrication de borne informatique ou de borne tactile intégrant une solution logicielle pour optimiser l’expérience client en entreprise. Nous travaillons avec un réseau de partenaires développeurs pour la conception d’applications multilingues : gestion de bornes et tablettes à distance, gestion de flotte logistique, solution enquête de satisfaction…

Pourquoi faire confiance à Xifab pour votre logiciel de gestion de file d’attente administration ? Tout simplement parce que notre équipe est expérimentée, rapide et investie dans notre relation client. Afin d’optimiser l’accueil et la gestion des affluences dans les organismes publics, nous avons étudié toutes les spécificités de ce secteur. Nous vous offrons, ainsi, un logiciel de file d’attente avec toutes les fonctionnalités nécessairesà savoir :

• la planification des rendez-vous ;
• la gestion des flux des visiteurs et la file d’attente virtuelle afin de désengorger les zones d’attentes.

Afin de répondre exactement à vos attentes, notre logiciel de gestion de file d’attente administration présente aussi de nombreux avantages :

• l’ergonomie : vos collaborateurs peuvent l’adopter très rapidement ;
• la simplicité du paramétrage : il s’adapte facilement à vos besoins et vos exigences ;
• la possibilité d’être géré sur une ou plusieurs bornes d’affichage dynamique.